事例紹介:群馬パース大学様

事例 群馬パース大学様

<基本情報>

所在地:〒370-0006 群馬県高崎市問屋町1-7-1

群馬パース大学は、高度な医療スタッフを養成する教育機関として2005年に創設され、看護学科、理学療法学科、検査技術学科、放射線学科、臨床工学科からなる保健科学部と、博士前期課程と博士後期課程を設置する大学院で構成され、毎年多くの卒業生が医療人として社会に羽ばたいています。

2009年より入学した学部生全員にノートPCの無償貸与を開始し、2014年度からはWindowsタブレットPCを配布しています。そして学内の無線LAN環境と合わせて、学内のどこでもインターネットにアクセスが可能で、授業やレポート作成など、貸与PCを活⽤できる環境を群馬パース大学は学生に提供しています。
多くの⼤学では学内にPC教室を整備し、規模の大きい大学では何百台ものPCとプリンタを配置して授業を行っています。群⾺パース⼤学の岡部事務部⻑は、このような環境が本当に好ましい環境なのかという疑問を常々持っていました。「本学のような学生数1500人規模の場合、PC教室へ投資するのと、新入生全員に一人1台のPCを配布するのとコスト的にはあまり変わらず、むしろ学年でPC環境が揃っているということの方が利点があると考え、PCを無償貸与することにしました。特に医学の分野では、症例の写真を見ることが多く、授業中にこれらの写真や動画をタブレットで見ることが出来るのは重要であると考えました。」(岡部氏談)
tabletPC

ここで問題になったのが、プリント環境です。2017年度までは学内の共⽤スペースにプリンタを配置し、学⽣は持参した用紙をトレーに⼊れ、USBケーブルで⾃分のPCとプリンタを接続して印刷していました。この印刷方法では何が印刷されているのか、その印刷物は教育に関係する適切なものなのか分からない。また、一部の学⽣が⼤量にカラー印刷をしてもそれを⽌める⼿⽴てがない。つまり、大学としては学生の印刷状況を管理できていないという問題がありました。当然、プリンタのトナー代もかさみ、休み時間に学⽣がプリンタに殺到し、用紙をトレーに入れる、USBでPCをプリンタにつなぎ印刷する、印刷に失敗すると後ろに列をなしている他の学生の前でやり直し。プリンタの周辺はテスト期間中などの繁忙期になるといつも殺伐としていました。このような環境で、プリンタを管理する職員も、プリンタを利用する学生も共に 疲弊していました。

 

導入へ向けての課題

このような状況の中、群馬パース大学様は以下の条件で様々なプリント管理系のツールを探されていましたが、プリンタメーカーが提供するツールはPC教室を基準として設計されており、モバイルPCからの印刷はあまり考慮されておらず、群馬パース大学様の実情にそぐわないことがわかりました。
•    学内にActive Directoryなどの認証サーバーが必要
•    ドメイン環境を構築するため、Windows HomeのPCはドメインに入れない。印刷もできない。
•    クライアントCP、個々の設定が一定でなければ機能しない。その為イメージを配布する仕組みが多く、学生ごと、機種ごとに設定が異なるモバイル機器にはそぐわない。
•    PC側にもドライバをインストールしなければならない。プリンタを入れ替えるたびに学生に設定してもらうのは難しい。
このような制限の中で、モバイルPCからの印刷がメインとなると、以下のような課題が発生します。

課題

•    Windows Homeなので、AD認証でドメイン参加などできない。
•    プリンタドライバをインストールするとなると、学内に設置されたプリンタごとにドライバをインストールする必要がある。
•    便利な場所のプリンタが混み合う。
•    異なるキャンパスではセグメントが異なる。
•    トナーセーブモードを全学生に適用するのは難しい。
•    上限設定を設け、上限以上に印刷をしたい場合は相応のコストを払って印刷をするシステムがない。
•    課金した場合、金銭のやり取り、ポイントの追加など、職員に大きな負担がのしかかってくる。何とか自動化できないものか。

 PaperCut MF Mobility Print でこう解決

PaperCut Mobility Printを使うことにより、無線LAN経由でバーチャルプリンタを1つだけ設定し、そこに印刷すれば、異なるキャンパスでも、どこの学内プリンタからでも、学生証を認証端末(cPad)にかざすだけで印刷できるようになりました。

•    PCにMobility Printアプリをインストールしておけば、学内のプリンタを買い替えても、サーバー側の設定を変えるだけでプリンタの登録ができるため、学生のPCに触れる必要がありません。
•    課金は既存の証明書発行機を活用することにしました。お金を投入し、印刷ポイントの購入ボタンを押すとポイント追加用のコードが印刷されます。そのコードを学生がユーザーWeb画面から入力することにより、ポイントの追加をすることができます。学生が自分で一連の操作をするため、職員の手間はほぼ無く、課金運用することができました。
•    来年度もタブレットPCを新入生に配布しますが、事前にMobility Printアプリをインストールして渡すだけなので、業者の設定工数も最小限に抑えられます。
•    プリンタのトナーは、Mobility Printサーバ側でセーブ設定を一元管理できるので、大幅にトナーの消費を削減することができました。

課金の自動化

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ロビーに設置された証明書発行機で学生が印刷ポイントを購入します。

 放置プリントの撲滅、渋滞解消、どこでもプリントの実現

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学生証を利用した個人認証と印刷物のポイント化のため、大量に発生していた放置プリントがほぼ無くなりました。また、授業前にはプリンタが混雑していましたが、学内のどのプリンタでも出力ができるため、混雑がほぼ無くなりました。

 

 さらなる利便性、経済性アップ

通常の学内での印刷方法の他、自宅や出先などから印刷指示を出し、大学に来て印刷できるようにもなったため、スマートな印刷が可能となりました。
思った以上に効果があったのは、トナーセーブが全学生に一律に適用できるようになったことです。「前年に比べて、印刷ページ数に対するトナー消費量が減少しました。今後、トナーセーブをどの程度かけるかは、難しく、学生からのクレームが出ないレベルで設定しなければなりません。」(植田氏談)
2018年4月に運用を開始してから、6か月程度ですが、年度初めに付与した無料ポイントを消費して、証明書発行機でポイントを購入する学生がでてきました。「初期付与ポイントをどのくらいに設定するのが適正なのかは、これからの課題となるでしょう。また、事前にダウンロードした教材について、タブレットを使用させず、紙媒体にして授業に持ってくるように指示する教員側の意識改革も必要です。いずれにせよ、統計情報をしっかり取り、適切な運用を模索し、改善するアプローチは不可欠です。」(岡部氏談)
今回、群馬パース大学様にあった既存のプリンタに弊社のモビリティプリントシステムを導入したのですが、離れたキャンパスで紙詰まり、トナー切れを起こされると、即座には対応できず、苦情が出るという問題も考えられました。PaperCur MFを使うと、管理画面で各プリンタのトナー残量、用紙切れなどが遠隔で確認できるため、使用頻度を見ながら、トナーカートリッジのストックを調整することが出来るようになりますし、たとえ用紙切れになっても、同じキャンパス内の他のプリンタで出力ができるため、緊急対応の必要が無くなりました。

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学生の印刷に関する課題が解決され、スタッフのみなさんも笑顔がこぼれます。

プリンタメーカーではなく、どうしてCOSY社にコンタクトを取ったのですか?

プリンタメーカーではなく、どうしてCOSY社にコンタクトを取ったのですか?
「もちろん、プリンタメーカー各社に声をかけたのですが、どこのメーカーもPC教室を前提とした提案であったため、本学の目指すところとズレが生じていました。たまたまネット検索にてCOSYさんのPaperCutを見つけました。資料を読んでみたところ、これで対応できるのではと思い、すぐに電話で連絡を取りました。PaperCut MF Mobility Printは本学の環境に最適なシステムですが、同じように既存のプリンタがあり、持込みPCやタブレットを導入している他大学でも、扱いやすいシステムではないでしょうか。」(高橋氏談)

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