プリントマネジメントツールは、個人、グループに対して適切なプリントポリシー、つまり内部統制を効かせていくために導入します。どこのグループがこのプリンターを使って良いのか、また、だれがカラー印刷を行って良いのかなど、いろいろな制限事項をかけることにより、適切なプリンター運用が可能になります。
例えば、人事情報を閲覧する端末からは、人事部長のすぐ横のプリンターから、人事部の係長以上が、午前9時から午後５時までしか、印刷できるないようにするなどの強制ルール適用です。
情報を収集するだけではなく、ポリシーに違反した時に止めたり、グループや各プリンターに割り当てられた予算を超えた場合に警告を出したり、停止させたりすることにより、強制力を持って運用していくことができます。
単なるログツールや、費用管理ツールではありません。大きく分けて、マルチベンダー環境に対応した、海外のソフトウエアと日本のメーカーが提供しているシングルベンダーツールに分けられます。
プリントポリシーという概念がしっかり組み込まれたツールは日本製ではほとんど無いのが現状です。
オーストラリアで開発されたソフトウエアで。、大学など、教育機関向けに開発された、非常にパワフルなツールです。基本的には、LDAP、ADサーバーなど、認証システムが整備された環境で、プリントサーバーを基本とした環境に最適なツールです。
PaperCut MFは各社のデジタル複合機に対応しており、コピーの集計や複合機の操作パネル上で印刷ジョブの削除や実行を行ったり、課金するアカウントを選択するなど、多彩な課金機能を持っています。
特筆すべき点としては、MacintoshサーバーやLinuxサーバーにも対応している点で、クライアントがMacの環境だけでなく、Macサーバーへのインストールが可能です。
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イスラエルで開発された、トナーセーブ機能とプリントマネジメント機能を組み合わせた製品です。
もともと、トナーセーブ機能を中心に開発されたツールですが、トナーをセーブした事実を証明するために、集計機能が追加されてきております。印刷したアプリケーションごとの集計ができるなど、ユニークなツールです。
一般的に、イスラエルはプリント関係の技術では世界最先端を進んでおり、商業印刷分野ではドイツとともに、確固たる地位を築いています。
基本的には自社のプリンター機器を管理するためのツールであり、他社の機器の情報は取れないか、もしくはデータを保障していません。シングルベンダーの環境では正確な情報を取ることができます。
エプソン Print Director
沖データ Accounting/Print Job Accounting Lite
キャノン imageWARE Accounting Manager
京セラミタ KM-NET for Accounting
コニカミノルタ Log Management Utility
富士ゼロックス DocuHouse
リコー Ridoc IO Gate
ユーザーのパソコンにインストールするだけで、PCを起動した状態で常に、プリントログを取っていきます。
ノートパソコンの場合、会社での印刷、家庭での印刷など、持ち歩いて印刷する場合がありますが、そのパソコンから印刷されたすべてのジョブを記録することができます。
まったくの無料ツール（フリーウエア）で、Vectorのサイトからダウンロードすることができます。
英語のソフトですが、日本語のプリントファイル名は取れます。
プリンターの横にICカードリーダーユニットを設置し、印刷時にICカードによる認証を行うと、初めて印刷される仕組みで、多くの場合、一定時間、たとえば30分取りに来ない場合はジョブを削除するなどの仕組みが入っており、印刷物の取り忘れを防ぎ、無駄な印刷を削減することができます。また、印刷ログを記録することができます。
課題としては、各プリンターに高価なリーダーユニットを取り付ける必要があり、プリンターの台数が多い場合は高価になる点と、専用ドライバーを使うため、複合機などの多彩なFinishing機能が使えなくなるなどがあげられます。
また、最近の複合機にはオプションでカードリーダーが用意されていますので、上記のPaperCutなどのプリントマネジメントツールと併用すれば、安価にシステムを構築することができます。複数の単機能のプリンタを高速複合機で統合するという選択肢も検討すべきかと思われます。（カード認証を使えば、プリントアウトしたものが混合することもありません。）
複合機のICカードリーダーオプションは定価で５万円程度から販売されています。
また、沖データの一部の単機能プリンタにはUSBで直接つながるカードリーダーがあります。
企業のプリント環境及びその管理を一手に引き受けるサービスにより、トータルコストを下げるとともに、最適なプリント環境を提供するビジネスのこと。
各社、プリンターや事務機ベンダーがMPSサービスとの名目で、「オフィスのプリント環境の最適化」を競って提案してきています。実情は自社機への置き換えをリースアップや古いプリンターの廃棄計画に従って提案するというものが多く、結局は自社の商品に置き換えることを目的としています。
一方でユーザーサイドは必ずしも100%シングルベンダーの機械で一気通貫にプリント環境を構築することは難しく、課題となっています。また、サービス提供側としても、複合機の場合、スキャナを含めた、文書管理、セキュリティーの提案が必要であるため、それを考えた提案は非常に難しく、今までコピー機を販売していた営業マンには荷が重い作業となっています。